Потребность
Комплексная автоматизация процессов CAC столкнулась с рядом вызовов, которые сказывались на эффективности работы и качестве предоставляемых услуг:
-
Разрозненность рабочих систем Сотрудники компании, включая штатных и внештатных специалистов, использовали разные инструменты и подходы в работе, что усложняло взаимодействие между отделами и снижало оперативность выполнения задач
-
Сложности с управлением документами и соблюдением сроков Отсутствие единого пространства для работы с документацией, планирования аудитов и мониторинга этапов сертификации приводило к низкой эффективности
-
Неавтоматизированные ключевые процессы Процесс сертификации выполнялся вручную, без чёткой структуры, что повышало вероятность ошибок, срывов сроков и затрудняло контроль за выполнением задач
-
Недостаточная прозрачность Руководителям было сложно оперативно отслеживать прогресс выполнения задач и эффективно распределять ресурсы
Решение
Комплексная автоматизация процессов с использованием облачной платформы Битрикс24
Результат
-
Повышение прозрачности и контроля над процессами: вся информация о клиентах, этапах аудита и сертификации теперь структурирована и доступна в одном месте
-
Автоматизация и упрощение процессов сертификации: использование CRM для организации поэтапного процесса сертификации, а также внедрение пользовательских полей для загрузки документов и контроля сроков аудита через уведомления, позволило снизить вероятность ошибок и повысить эффективность работы сотрудников
-
Оптимизация работы с клиентами: все данные о клиентах теперь централизованы, что упростило взаимодействие с ними и позволило персонализировать подход, оперативно решая вопросы, связанные с их обслуживанием и сертификацией
-
Организация ролей и задач сотрудников: внедрение структуры с разграничением ролей для штатных и внештатных сотрудников в карточке пользователя помогло чётко определить обязанности каждого специалиста, что улучшило координацию и взаимодействие внутри компании
-
Ускорение принятия решений: наличие в системе актуальной информации в реальном времени обеспечило руководителей данными для быстрой оценки текущей ситуации и принятия более обоснованных и своевременных решений
Подробности реализации
CRM для организации последовательного и поэтапного процесса сертификации. Пользовательские поля, в которых можно загрузить документы, контролировать соблюдение сроков аудита посредством уведомлений ответственных сотрудников.
Структура компании с учётом отделов, должностей и функциональных ролей сотрудников. В карточке пользователя разграничения ролей для штатных и внештатных специалистов.
Система автоматизации настроена на самостоятельное создание задач, связанных с оформлением командировок, планированием аудитов и подготовкой отчетов.
Для повышения эффективности взаимодействия сотрудников с системой внедрены стратегические улучшения интерфейса.
Организованы обучающие мероприятия: тренинги для руководителей и сотрудников, а также онлайн-вебинары, в ходе которых пользователи могли задавать вопросы и получать практические рекомендации. Такой подход повысил уровень вовлеченности сотрудников и дал им уверенность в работе с системой.
Вся информация о клиентах, этапах аудита и сертификации структурирована и доступна в одном месте. Руководители получили возможность отслеживать прогресс выполнения задач в реальном времени.
Уведомления и автоматическая постановка задач для учёта затрат на выездные аудиты Карточка задач структурирована таким образом, чтобы охватывать все ключевые аспекты: хранение документов, подготовку и проведение аудитов, а также контроль этапов сертификации. Обязательные поля в карточке задач стали важным элементом, позволяющим минимизировать вероятность ошибок и обеспечивать более точный учёт.
Автоматизированные уведомления, которые своевременно напоминают сотрудникам о приближающихся сроках выполнения задач или важных этапах работы.
Автоматическое добавление в календаре дат инспекционных проверок и ресертификаций.
Для клиента подготовлены детализированные инструкции по использованию функционала портала. Для их создания был проведён анализ ключевых процессов и разработаны понятные и пошаговые рекомендации с визуальными элементами. Это позволило обеспечить лёгкость восприятия информации и минимизировать возможные вопросы у пользователей.
Рекомендация
Другие кейсы
направления Корпоративные IT-решения и сервисы
Здравствуйте!
- 100164, Республика Узбекистан, г. Ташкент,
- Мирзо-Улугбекский район, улица Тепамасжид, дом 4а (IT PARK)
- OOO “AARTIT”
- ИНН: 309036675, ОКЭД 62 01 0
- р/с 2020 8000 4054 5983 6001
- в/с 2020 8840 7054 5983 6001
- АКБ «ASIA ALLIANCE BANK»,
- Мирабадский филиал, МФО 01124
- Директор: SAMOYLENKO YURIY IGOREVICH
- 100164, Республика Узбекистан, г. Ташкент,
- Мирзо-Улугбекский район, улица Тепамасжид, дом 4а (IT PARK)
- OOO “AARTIT”
- ИНН: 309036675, ОКЭД 62 01 0
- р/с 2020 8000 4054 5983 6001
- в/с 2020 8840 7054 5983 6001
- АКБ «ASIA ALLIANCE BANK»,
- Мирабадский филиал, МФО 01124
- Директор: SAMOYLENKO YURIY IGOREVICH
Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года свободно, своей волей и в своем интересе выражаю свое безусловное согласие на обработку моих персональных данных, зарегистрированным в соответствии с законодательством РФ по адресу: 141983, ул. Программистов, д. 4, корп. 2, офис 213, город Дубна, Московская область, Россия (далее по тексту - Оператор).
Настоящим в соответствии с Законом Республики Узбекистан № ЗРУ-547 от 2 июля 2019 года «О персональных данных» свободно, своей волей и в своем интересе выражаю свое безусловное согласие OOO “AARTIT” (далее по тексту - Оператор) на обработку моих персональных.
Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу.
Настоящее Согласие выдано мною на обработку следующих персональных данных:
- Фамилия, Имя;
- Контактный телефон;
- Электронная почта;
- Адрес сайта компании;
- Название компании;
Согласие дано Оператору для совершения следующих действий с моими персональными данными с использованием средств автоматизации и/или без использования таких средств: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством как неавтоматизированными, так и автоматизированными способами.
Данное согласие дается Оператору для обработки моих персональных данных в следующих целях:
- предоставление мне услуг/работ;
- направление в мой адрес уведомлений, касающихся предоставляемых услуг/работ;
- подготовка и направление ответов на мои запросы;
- направление в мой адрес информации, в том числе рекламной, о мероприятиях/товарах/услугах/работах Оператора.
Настоящее согласие действует до момента его отзыва путем направления соответствующего уведомления на электронный адрес mail@progressivemedia.uz
mail@progressivemedia.ru
В случае отзыва мною согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без моего согласия при наличии оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.06.2006 г.
